En ocasiones, la policía o Guardia Civil solicita datos personales a un responsable de tratamiento (empresa, organización, clínica, etc.) en el marco de una investigación. En principio, esta petición de datos debe ser atendida, pero con ciertas salvedades y precauciones que en este artículo vamos a exponer.

Para ilustrar mejor esta realidad de petición de datos personales por parte de las fuerzas y cuerpos de seguridad del estado, vamos a utilizar un ejemplo práctico.

Imaginemos que un centro de formación recibe una carta de la Policía Nacional pidiéndole que confirme que una persona asistió a un determinado curso en unas determinadas fechas.

En primer lugar, aconsejamos que se verifique que la petición parte realmente de la Policía Nacional poniéndonos en contacto con ella y de ese modo descartar que se trate de un engaño. Una manera de hacerlo es llamar a la propia comisaría de la que parte la orden para comprobar que realmente la comunicación partió de allí.

En el caso de que verifiquemos que la petición es legítima, podremos compartir los datos personales del interesado sin su consentimiento sobre la base legítima del interés público recogida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Recordamos que el consentimiento no es la única base legal para el tratamiento de datos personales.

Sin embargo, es importante puntualizar que los cuerpos de seguridad también tienen unas obligaciones importantes que cumplir a la hora de solicitar datos.  En primer lugar, los datos que soliciten deben estar “limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados” (Artículo 5.1.c RGPD). Por ejemplo, si solo necesitan saber si una persona asistió o no a un curso, no pueden pedir el acceso al expediente académico completo.

A este respecto, es importante recordar que el responsable del centro de formación no cometa el error de remitir más información de la que se solicita ya que esto supondría vulnerar los derechos del sujeto. Es muy importante que nos ciñamos estrictamente a lo que se solicita.

Otra obligación de la Policía en relación con los datos personales que se le proporcionen será la de proceder a su destrucción una vez que se hayan satisfecho los fines para los que se solicitaron.

Condiciones para la cesión de datos personales a los cuerpos de seguridad

Según el Informe Jurídico 0133/2008 de la Agencia Española de Protección de Datos, las condiciones que habilitan a las fuerzas de seguridad para obtener los datos personales solicitados son:

  • Que quede debidamente acreditado que la obtención de los datos resulta necesaria para la prevención de un peligro real y grave para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales y que, tratándose de datos especialmente protegidos, sean absolutamente necesarios para los fines de una investigación concreta.
  • Que se trate de una petición concreta y específica, al no ser compatible con lo señalado anteriormente el ejercicio de solicitudes masivas de datos.
  • Que la petición se efectúe con la debida motivación, que acredite su relación con los supuestos que se han expuesto.
  • Que los datos sean cancelados “cuando no sean necesarios para las averiguaciones que motivaron su almacenamiento”.