El shadow IT es un término que define el uso de sistemas informáticos, terminales, aplicaciones y servicios digitales sin la aprobación explícita del departamento de Tecnologías de la Información de la empresa (IT en sus siglas en inglés). Algo así como todas las tecnologías de la información que se utilizan en la empresa pero que están en la sombra.
Mientras que el shadow IT puede jugar un papel en el incremento de la productividad y de la innovación dentro de la empresa, también puede ser la puerta de entrada a serias amenazas de seguridad como las brechas de datos o los hackeos.
¿Por qué los empleados usan el shadow IT?
Una de las principales razones por las que los empleados usan sus propios sistemas y aparatos para el trabajo es la eficiencia y la disponibilidad. Según un estudio, el 35 por ciento de los empleados sienten que tienen sortear las limitaciones de seguridad que les impone sus empresas para conseguir hacer su trabajo. Por ejemplo, un empleado puede considerar que compartir un archivo usando un servicio rápido y ágil como WeTransfer le permitirá completar la tarea en menos tiempo que usando el servicio de su empresa. Una vez que sus compañeros descubren que ese servicio es más rápido y sencillo, sus compañeros también querrán usarlo.
El rápido desarrollo de los servicios en la nube que no requieren la instalación de software ha potenciado el fenómeno del shadow IT. Atrás quedaron los tiempos en los que había que cargar los programas desde un CD. Aplicaciones colaborativas como Slack o Asana están disponibles desde cualquier navegador.
Los riesgos y problemas de seguridad del shadow IT
En un entorno corporativo, el departamento de IT solo puede dar soporte y asegurar la seguridad de aquellas aplicaciones que conoce. Según un estudio de Gartner, un tercio de los ataques informáticos que sufren las empresas se apoyan en el shadow IT. Aunque es difícil parar del todo un fenómeno como el shadow IT, las empresas pueden minimizar sus riesgos recurriendo a la formación y monitorizando periódicamente el uso de aplicaciones no autorizadas.
Los beneficios del shadow IT
A pesar de los indudables riesgos, el shadow IT también tiene sus beneficios. Conseguir la aprobación de IT puede suponer un largo proceso y retrasar proyectos. Para muchos empleados, el shadow IT es un cuello de botella para su productividad cuando pueden encontrar una herramienta que soluciona sus problemas en cuestión de minutos.
Una actitud excesivamente controladora del departamento de IT puede suponer un obstáculo a la innovación, impidiendo la introducción de nuevas soluciones. Una opción es la de mejorar el proceso de aprobación y consulta del departamento de IT para que los empleados puedan usar de manera legal nuevos sistemas. Esto incluso podría tener la ventaja añadida de crear empleados más independientes que dejen libres los recursos del departamento de IT de modo que este pueda enfocarlos en actividades de negocio.
