¿Tienen los vecinos obligatoriedad de cumplir con la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal, respecto de los datos de todos sus propietarios?

¿Qué obligaciones poseen los Administradores de las Comunidades?

Estas y otras preguntas, suscitan más dudas cuando además de ser los vecinos los integrantes de una comunidad, tienen contratado un Administrador que ubica los ficheros de la Comunidad y gestiona los datos de los vecinos que la componen.

Hay que destacar que en cuanto la Comunidad de vecinos decide sobre el uso y la finalidad de los datos de los vecinos, es Responsable de un fichero y por lo tanto está obligada a declarar ante la Agencia Española de protección de datos dicho fichero.

Ahora bien en el caso de existir un contrato con un Administrador de fincas, éste prestará en última instancia un servicio a la comunidad de vecinos como encargado de tratamiento, siempre mediante la celebración de un contrato, y con la garantía del compromiso de establecimiento de medidas de seguridad legalmente exigibles, (art. 12 ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal), y como tal deberá de cumplir con la obligatoriedad de implantar en su caso las medidas establecidas por la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal. Así según el art. 9 de la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal, el responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos…

En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado, también, responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. No será necesaria la autorización de cada uno de los vecinos para la comunicación de datos al Administrador, ya que se trata de un prestador de servicio necesario, y el propio art. 12 ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal establece que no se considerará comunicación de datos a terceros en estos supuestos.

¿Se pueden exponer los datos de los vecinos morosos en el tablón de anuncios?

Respecto de la posibilidad de exponer los datos de los vecinos morosos en el tablón de anuncios, debemos remitirnos a la Ley de Propiedad Horizontal, que en su artículo 9, establece que si en el caso de que se intentara notificar al propietario el impago, pero fuera imposible, dicha notificación podrá establecerse mediante la colocación de dicha comunicación en el tablón de anuncios correspondiente, o en lugar visible de uso general. En este caso, debería de quedar suficientemente acreditado la imposibilidad de notificación. Este será el único supuesto, ya que según se prevé en dicha Ley en su artículo 16.2, se debe evitar el acceso por terceros ajenos a la comunidad, de dichos datos utilizando de manera general notificación por correo, inclusión en cajetín…

¿Se deben de cumplir con determinados requisitos legales en caso de videoporteros o cámaras de videovigilancia?

En el caso de la instalación de videoporteros, la regulación de dichos sistemas, viene recogida en la definición del artículo 2 de la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal en la que queda excluida del ámbito de regulación de la Ley, por ser ficheros mantenidos por personas físicas en el ejercicio de actividades personales o domésticas, en el marco de la vida privada o familiar de los particulares. No obstante debemos de diferenciar claramente entre este tipo de imágenes y aquellas imágenes que mediante procedimientos reproducen y/o graban imágenes de una manera constante y resultan accesibles por alguna vía, sean emisiones por los vecinos, o por internet…, y en particular cuando el objeto de las mismas alcance patios comunes y/ o vías públicas, en cuyo caso resulta de total aplicación lo establecido en la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal y la Instrucción 1/2006.

Por lo tanto en consideración al contenido examinado en el párrafo anterior, en el caso de aquellas imágenes que son organizadas mediante un procedimiento que reproduzca y/ o grabe sistemáticamente su contenido, debemos de cumplir íntegramente con lo contenido en la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal.

Asimismo la Instrucción 1/2006, será de aplicación siempre que las imágenes permitan identificar a la persona objeto de la grabación o reproducción.

Será obligatorio por lo tanto en los supuestos contemplados por la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal , la creación de un fichero de videovigilancia, previa notificación al registro General de la Agencia Española de Protección de datos, así como la colocación de un distintivo informativo, ubicado de manera visible, que haga referencia a la ley orgánica 15/99, de protección de datos de carácter personal, así como a la identificación del responsable del fichero y una mención expresa a la identificación del responsable ante quien se puedan ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación.  No obstante la captación de dichas imágenes deberá ser siempre proporcional, y deberá de utilizar los medios menos intrusivos para la dignidad de las personas. Será igual de importante a tener en cuenta que dichas grabaciones no podrán realizarse sobre espacios públicos, salvo que fuese imposible por la ubicación y siempre y cuando las imágenes sean pertinentes y no excesivas y las finalidades sean asimismo legítimas. Los datos deberán ser cancelados en el plazo de un mes