El plazo de conservación de las historias clínicas es un tema que suscita confusión entre los profesionales sanitarios debido a las diferentes regulaciones y plazos que se dan dentro del territorio español. En este artículo queremos exponer las diferentes regulaciones con el objetivo de ayudar a los profesionales sanitarios a despejar sus dudas acerca de un tema tan relevante para su labor asistencial.

La regulación principal de ámbito nacional que determina los plazos de conservación de las historias clínicas es la Ley de Autonomía del Paciente del año 2002 en la que se establece un plazo de conservación de cinco años aplicable tanto para la sanidad pública como para la sanidad privada. El plazo de cinco años se contabiliza desde la última interacción con el paciente (la última vez que fue a consulta, que tuvo una operación, etc.).

Esto es lo que dice la ley de ámbito nacional:

Artículo 17. La conservación de la documentación clínica.

  1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.
  2. La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas.

Sin embargo, la complejidad en España viene de que en cada una de las comunidades autónomas podemos encontrarnos con una regulación distinta en cuanto al plazo de conservación de las historias clínicas. En las comunidades se dan tres casos:

  • O bien no tienen regulación,
  • O bien el plazo coincide con la regulación nacional como en Andalucía, donde no hay regulación propia, o Valencia, en la que sí hay regulación propia, pero se remite a la nacional para el plazo de conservación de historias clínicas.
  • Luego, hay otras comunidades autónomas que tienen plazos de conservación más gravosos que pueden ir desde los 20 años a la conservación indefinida.

La ley prescribe y el profesional cumple, pero tenemos que considerar los problemas que afrontan aquellas clínicas o consultas que todavía tienen sus historias clínicas en papel. En muchas ocasiones nos encontramos con habitaciones o almacenes dedicados exclusivamente a custodiar historias clínicas con el consiguiente gasto tanto de espacio como en medidas de seguridad.

A continuación, hacemos un repaso por las distintas regulaciones autonómicas que disponen de regulación específica y los plazos que marcan para la conservación de las historias clínicas. Incluimos también el texto del artículo que define el plazo en cada ley autonómica.

Cataluña

Plazo: 20 años.

Ley 21/2000, de 29 de diciembre, sobre los derechos de información concernientes a la salud y la autonomía del paciente, y la documentación clínica.

Artículo 12. De la conservación de la historia clínica

  1. La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta veinte años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente.
  2. En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante veinte años como mínimo a contar desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.
  3. No obstante lo que establecen los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservarán durante todo el tiempo que haga falta.

Valencia

Plazo: 5 años

LEY 1/2003, de 28 de enero, de la Generalitat, de Derechos e Información al Paciente de la Comunidad Valenciana.

art. 22.2 Para garantizar los usos de la historia clínica, especialmente el asistencial, se conservarán los documentos como mínimo cinco años a partir de la fecha del último episodio asistencial en el que el paciente haya sido atendido o desde su fallecimiento. Aquellos documentos especialmente relevantes se conservarán indefinidamente o por el tiempo que fije la normativa vigente al respecto. Las historias clínicas que sean prueba en un proceso judicial o procedimiento administrativo se conservarán hasta la finalización del mismo.

Navarra

Plazo: 20 años.

LEY FORAL 11/2002, DE 6 DE MAYO, SOBRE LOS DERECHOS DEL PACIENTE A LAS VOLUNTADES ANTICIPADAS, A LA INFORMACIÓN Y A LA DOCUMENTACIÓN CLÍNICA DE NAVARRA

Artículo 13. Conservación de la historia clínica

  1. La historia clínica debe conservarse como mínimo hasta veinte años después de la muerte del paciente. No obstante, se pueden seleccionar y destruir los documentos que no son relevantes para la asistencia, transcurridos diez años desde la última atención al paciente.
  2. En cualquier caso, en la historia clínica deben conservarse, junto con los datos de identificación del paciente, durante veinte años, como mínimo, a contar desde la muerte del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.
  3. A pesar de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos, debe conservarse durante todo el tiempo que sea necesario.

País Vasco

Plazo: 5 años.

DECRETO 38/2012, de 13 de marzo, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica.

Artículo 19. Conservación de la documentación clínica

1.- La documentación clínica generada deberá conservarse durante un periodo mínimo de cinco años a contar desde la fecha del alta de cada episodio asistencial.

Galicia

Plazo: indefinido.

Ley 3/2001, de 28 de mayo, reguladora del consentimiento informado y de la historia clínica de los pacientes.

Artículo 20. Conservación

1. La historia clínica habrá de conservarse en condiciones que garanticen la preservación de la información asistencial que contiene, aunque no se mantenga en el soporte original en el cual se ha generado, con las cautelas que se establezcan reglamentariamente para evitar la manipulación de datos cuando no se mantenga dicho soporte original.

2. Se conservará indefinidamente la siguiente información:

Informes de alta.

Hojas de consentimiento informado.

Hojas de alta voluntaria.

Informes quirúrgicos y/o registro de parto.

Informes de anestesia.

Informes de exploraciones complementarias.

Informes de necropsia.

Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería.

Otros informes médicos Cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación.

La información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales.

3. El resto de la información se conservará, como mínimo, hasta que transcurran cinco años desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento.

Cantabria

Plazo: 15 años.

Ley 7/2002, de 10 de diciembre, de Ordenación Sanitaria.

Artículo 72. Conservación de la historia clínica.

  1. La historia clínica se ha de conservar como mínimo hasta quince años desde la muerte del paciente. No obstante, se podrán seleccionar y destruir los documentos que no sean relevantes para la asistencia, transcurridos dos años desde la última atención al paciente.
  2. En todo caso, en la historia clínica se han de conservar durante quince años como mínimo contados desde la muerte del paciente, y junto con los datos de identificación del paciente: las hojas de consentimiento informado, los informes de alta, los informes quirúrgicos y el registro de parto, los datos relativos a la anestesia, los informes de exploraciones complementarias y los informes de necropsia.
  3. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados 1 y 2 de este artículo, la documentación que a criterio del facultativo sea relevante a efectos preventivos, asistenciales o epidemiológicos se conservará el tiempo que se considere oportuno.