El uso de WhatsApp dentro de la empresa es una realidad para muchos trabajadores que ven como sus jefes les envían mensajes a través de la red para gestionar asuntos relacionados con el trabajo. Las ventajas son evidentes, todo el mundo lo usa, es gratuito y muy fiable. Sin embargo, desde el punto de vista de la protección de datos, el uso de WhatsApp como herramienta de comunicación dentro de la empresa presenta serios problemas que han quedado claramente de manifiesto en una reciente resolución de la autoridad de protección de datos Finlandia.

La resolución concierte a una empresa de limpieza que utilizaba WhatsApp como servicio de mensajería instantánea para comunicarse con sus empleados. En estas comunicaciones se incluían datos personales de clientes como nombres, direcciones, números de teléfono y hasta los códigos de entrada para taquillas y puertas en las propiedades de los clientes.

A raíz de una denuncia, la autoridad finlandesa investigó y llegó a la conclusión de que este uso de la aplicación WhatsApp iba en contra de los principios de integridad y confidencialidad del Reglamento General de Protección de Datos además de demostrar la usencia de garantías, medidas de seguridad y mecanismos destinados a mitigar los riesgos derivados del tratamiento.

La autoridad finlandesa pidió a la compañía una clarificación acerca de sus prácticas de tratamiento de datos y esta alegó que sus políticas habían cambiado a raíz de la denuncia y que desde ahora sólo usarían WhatsApp para mandar mensajes sobre la localización de un lugar de trabajo pero que no compartirían información más comprometida como nombres, números de teléfono o códigos de acceso. La compañía también informó de que había pedido a todos sus antiguos empleados que borrasen su historial de comunicaciones que contuviese datos personales de clientes.

El uso de WhatsApp se hizo sin informar previamente a los clientes y, además, la autoridad finlandesa puntualiza que la empresa no tiene ningún modo de controlar el uso que se hace de esos datos personales en el caso, por ejemplo, del extravío de un móvil. Existe un riesgo evidente de que esos datos acaben estando a disposición de terceros.

Además, a pesar de que se ha demandado a los antiguos empleados que borren las comunicaciones, la empresa no tiene ninguna manera de verificar que eso se va a llevar a cabo.

El uso de WhatsApp como herramienta de comunicación entraña otro riesgo adicional que es el de provocar una transferencia de datos a terceros países fuera de la Unión Europea. Al estar los servidores de WhatsApp localizados en Estados Unidos, esta transferencia internacional de datos personales podría también ser motivo de problemas después de la sentencia del caso Schrems II.

La empresa no recibió ninguna multa.