Mezclar emails personales y de trabajo entraña riesgos serios como bien sabe la candidata a la presidencia de Estados Unidos Hillary Clinton. La conocida política usó su cuenta de correo personal para todas sus comunicaciones durante su mandato como Secretaria de Estado y ahora se enfrenta a una investigación que puede poner en peligro su candidatura.
Pero no es necesario ser un alto cargo político para que el mal uso de los emails personales y de trabajo te pueda provocar problemas. Cualquier empleado que use una cuenta personal para asuntos de empresa está provocando diversos problemas de seguridad y privacidad que es necesario prevenir.
¿Por qué usan los empleados el email personal para asuntos de trabajo?
Existen diversas razones por las que esta práctica se produce. En muchas ocasiones las limitaciones de tamaño para los archivos adjuntos hacen que se recurra a cuentas de webmail como Gmail o Hotmail que permiten enviar archivos de mayor tamaño. En otras el uso de un aparato propio como un tablet o un portátil puede ser más práctico que el ordenador de empresa. También está el hecho de que a veces no se puede acceder a la red de la empresa desde casa y la única alternativa para trabajar desde el domicilio es enviarnos los archivos a nuestro correo.
¿Por qué supone un riesgo de seguridad y privacidad?
El riesgo más evidente es que una vez que el email deja la cuenta corporativa, toda la información que contiene escapa al control de la empresa y ya no habrá backup, ni medidas de seguridad, ni monitorización por parte del departamento de tecnologías de la información.
Esta falta de control hace que esa información pueda acabar en manos de terceras partes.
Otro riesgo es que todos los emails que no estén en los servidores de la empresa, no pueden ser usados para auditorías o procesos judiciales. Esto puede suponer un problema en casos en los que información sensible sea transmitida por esta vía.
Otro escenario frecuente es que el empleado use su email personal para abrir cuentas online de uso profesional (alojamiento web, registro de dominios, Skype, etc…). El problema es que si el empleado cambia de empresa o es despedido, las cuentas asociadas a ese email estará fuera del control de la empresa.
¿Cómo podemos evitar esta práctica?
Una de las medidas que más contribuyen a atajar este problema es la creación de un sistema de envío de archivos de gran tamaño fácil de usar que haga menos atractivo el uso del email personal.
Además la empresa deberá crear una política clara y estricta acerca del uso del email de trabajo y la debe comunicarla a todos sus empleados.
El email profesional es para uso profesional y el email personal es para uso personal. Cuando ambos se entrecruzan, la empresa está en riesgo de sufrir problemas legales y pérdida de privacidad.
Foto de Joe The Goat Farmer bajo Licencia Creative Commons 2.0
