Hoy en día todas o casi todas las empresas tratan datos de carácter personal, ya sea de sus clientes, empleados, proveedores… Por ello, todas ellas están sometidas a la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de carácter personal y demás legislación aplicable.
Esta legislación impone una serie de obligaciones, la primera de ellas es la inscripción de ficheros que contengan datos de carácter personal en el Registro dependiente de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
¿Qué entendemos por ficheros?
La LOPD lo define como “todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso”.
No debemos confundir ficheros con aplicaciones informáticas.
¿Cuándo se deben inscribir los ficheros?
Éstos se deben inscribir antes de empezar a recabar los datos de los interesados, en otras palabras, en el momento de creación de la empresa. Así, junto con los demás trámites que se deben cumplir a la hora de constituir una empresa, se deberá notificar a la AEPD todos los ficheros de los cuales la empresa será titular.
¿Quién debe notificarlos?
Según el artículo 55 del RLOPD, será el Responsable del Fichero, que es quien decide sobre la finalidad, uso y contenido del tratamiento.
En el caso de una persona jurídica, será aquél que tenga poder suficiente para representarla o quien cuente con autorización expresa del responsable para proceder a su notificación.
¿Cómo se notifica?
La AEPD ha establecido un sistema gratuito de notificación al que se puede acceder a través de su página web llamado Notificaciones Telemáticas de la AEPD (NOTA), que se puede presentar a través de Internet con certificado digital de firma electrónica o enviando la hoja de solicitud en papel a la AEPD.
La AEPD confirma la inscripción de los ficheros mediante el envío de una carta en la que se especifican los códigos de inscripción correspondientes.
¿Tengo que notificar los cambios?
Todas las modificaciones posteriores que afecten al contenido de la inscripción de un fichero se deben notificar a la Agencia a través de una solicitud de modificación o de supresión según el caso concreto, en las que se citarán los códigos de inscripción asignados por la Agencia a los ficheros afectados por los cambios.
