El Data Discovery o localización de datos es un proceso que sirve para identificar y localizar los datos que una organización almacena en cualquiera de sus repositorios para que puedan ser protegidos adecuadamente. El Data Discovery también es una potente estrategia de Inteligencia Empresarial que permite sacar valor de los datos que una organización posee. Pero en este artículo nos enfocamos más en su faceta de componente muy importante para asegurar el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos.

Es bastante habitual que las empresas y organizaciones recaben y almacenen terabytes de datos en sus distintas bases de datos y silos de información. El problema es que es muy difícil tanto extraer valor como proteger estos datos sin una estrategia de Data Discovery que ayude a saber de qué datos se dispone y a qué corresponden.

En la era actual del trabajo remoto, los proyectos se gestionan cada vez más en la nube donde se pueden crear, almacenar y compartir todo tipo de archivos. Este nuevo método de trabajo plante un desafío para todas aquellas empresas que necesitan saber con precisión la localización de sus datos personales, especialmente los que requieren de una especial protección. El problema es que en un ecosistema tan interconectado los datos se ubican en diferentes sistemas, aplicaciones, bases de datos y documentos compartidos haciendo que la protección, la autentificación de usuarios y la confidencialidad sean muy complicadas. La localización de datos es una solución para identificar los datos de una empresa en su totalidad y asegurar que se ponen en marcha los controles necesarios para cumplir con la legislación.

Los beneficios del Data Discovery

Los datos personales se mueven de unas localizaciones a otras en un solo clic; se almacenan en un número incontable de dispositivos de distintas características. Empleados, proveedores, consumidores y clientes acceden a estos datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. De modo que la localización y clasificación de los datos es más necesaria, y también más difícil, que nunca.

Los beneficios de las soluciones de Data Discovery son, por lo tanto, muy significativos:

  • Ayuda a entender qué datos posee la organización y dónde están almacenados, quién puede acceder a ellos.
  • Ayuda a desarrollar taxonomías de datos que permitan una mejor gestión.
  • Ayuda en la monitorización continua de datos, de los accesos a los mismos y de cualquier actividad asociada a ellos.
  • Ayuda a clasificar datos por su contexto.
  • Ayuda a tener una visión completa de los datos de una organización.
  • Ayuda a localizar, identificar y monitorizar los datos sensibles.
  • Ayuda a aplicar medidas de seguridad en tiempo real basadas en contexto.

Los problemas del Data Discovery

Sin embargo, el Data Discovery no está exento de problemas de implementación. Por un lado tenemos la ingente cantidad de datos a la que una organización tiene que hacer frente, por otro la gran diversidad de tipos de datos que se generan. Algunos datos pueden ser sensibles y requerir, por tanto, protecciones especiales mientras que otros no.

Por lo tanto, diseñar y poner en marcha un sistema capaz de gestionar de manera sistemática todos los datos que una organización posee y también los datos que va generando es una tarea que requiere de un gran compromiso y de una buena cantidad de recursos.