Una consulta recurrente de los profesionales sanitarios con consulta propia cuando llega el momento de cerrar , o bien les alcanza la fecha de jubilación, es:
¿Qué hago con esa ingente cantidad de historias clínicas que abarrotan los armarios, archivadores y cajoneras de la consulta?
Muchos optan por conservarlas, por el incalculable valor didáctico, científico y muchas veces sentimental. Pero para otros la conservación de historias clínicas supone una carga y una responsabilidad que no saben muy bien como afrontar
¿Puedo eliminarlas? ¿Debo conservarlas indefinidamente? En tal caso, si dejo la consulta: ¿puedo guardarlas en mi domicilio particular? ¿Es posible custodiarlas en la sede del Colegio oficial correspondiente?
En primer lugar, hay que recordar el concepto de “historia clínica” que hace la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, que la define como:
“Documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y de los demás profesionales que han intervenido en ellos, con objeto de obtener la máxima integración posible de la documentación clínica de cada paciente, al menos, en el ámbito de cada centro.
Dicha información sanitaria tiene la finalidad de facilitar la asistencia sanitaria, dejando constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud:”
Es importante resaltar que, dentro del concepto de historia clínica, no se incluyen las anotaciones subjetivas que el profesional sanitario realiza sobre el soporte documental de la historia.
La misma Ley 41/2002 impone la obligación de custodia de las historias clínicas para los centros y profesionales sanitarios, “en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, CINCO años (*) contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial”.
Esta obligación atañe tanto a los centros públicos como a los privados: “los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen” (artículo 17.5 Ley 41/2002).
A este respecto, el Informe jurídico 496/2007 de la Agencia Española de Protección de Datos indica que “en caso de cesación en el ejercicio de la profesión, subsistirá un deber de conservación que se extenderá a los plazos legalmente previstos”. Añade además que este deber subsiste “en caso de fallecimiento del facultativo, subrogándose los herederos en las obligaciones de conservación por aplicación de lo dispuesto en el artículo 661 del Código Civil”.
Por tanto, el profesional sanitario que se jubila o deja de ejercer la actividad profesional, o sus herederos legales en caso de fallecimiento, seguirá siendo responsable de fichero de sus historias clínicas, y por tanto debe conservar y custodiar las mismas (no necesariamente en el soporte original) en condiciones que garanticen su mantenimiento y seguridad, y durante un plazo mínimo de cinco años desde la fecha de alta.
(*) Dicha norma deberá complementarse con lo establecido por la normativa autonómica que resulte aplicable al profesional, dado que existen normas autonómicas que establecen plazos muy superiores de conservación de los datos contenidos en la historia clínica. Se recomienda en todo caso la conservación por un período de 15 años, que es el plazo prescripción de acciones civiles para reclamar por una negligencia médica, ya que la historia clínica sirve como medio de prueba en los procesos judiciales sobre responsabilidad profesional.
NOTA: La próxima semana publicaremos la segunda parte de este artículo en el que se completan las respuestas a las preguntas formuladas al inicio.
