Una vez que hemos tratado el tema de la custodia de las historias clínicas en el anterior post, es hora de tratar la segunda de las cuestiones planteadas la pasada semanas:

¿Cómo afrontar la conservación de las historias clínicas?

Ya hemos visto que la exigencia que nos señala la normativa es que se guarden en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, por lo que en nuestro domicilio o en la propia consulta, con un acceso restringido que solo permita su consulta por el titular, podríamos conservarlas sin ningún problema.

¿Y si no tengo espacio suficiente, o directamente no quiero ocupar ese espacio con esa gran cantidad de documentación? ¿Puedo custodiarlas en la sede del Colegio oficial correspondiente?

En el caso de que el Colegio ofrezca esa posibilidad (a priori no tiene obligación, aunque se pudiera colegir dentro de las funciones colegiales, pero ese es otro debate), el Informe 0188/2011, de la Agencia Española de Protección de Datos señala las siguientes obligaciones:

Es necesaria la firma de un contrato de prestación de servicios con acceso a datos entre el profesional sanitario o heredero legal (responsable del fichero) y el Colegio (encargado de tratamiento), de acuerdo al artículo 12 de la LOPD (Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos), que deberá contemplar, entre otras, las siguientes estipulaciones:

– Que la actuación del encargado del tratamiento (Colegio) se limite a la prestación de los servicios objeto de la contratación.

– Que el Colegio únicamente trate los datos conforme a las instrucciones del responsable del fichero, y no los aplique o utilice con fin distinto, ni los comunique, ni siquiera para su conservación, a otras personas.

– Que “una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal sean destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento”.

El servicio contratado debe incluir, además de la mera conservación, la atención por el encargado del tratamiento (Colegio) de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los pacientes con respecto a sus datos obrantes en las historias.