Muchos de los datos personales que recogemos y almacenamos en el día a día de una empresa están recogidos en documentos de Microsoft Office. Aunque nos aseguremos de que estos documentos no dejan nuestro disco duro, lo cierto es que el riesgo de un acceso no autorizado es real. Por ejemplo, podemos dejar nuestro ordenador desbloqueado y alejarnos de nuestra mesa de trabajo o podemos sufrir un ciberataque o ser infectados por un virus informático.

Si queremos añadir una capa de seguridad extra, tenemos la opción de la encriptación de documentos de Office. Este método nos permite, de manera muy sencilla, incrementar de manera muy significativa la seguridad. En este artículo vamos a mostrar cómo encriptar documentos creados en Microsoft Word, Excel y PowerPoint, tres de las aplicaciones de Office más usadas en entornos empresariales.

La encriptación en Microsoft Office se controla a través de una contraseña que sólo tú y las personas que autorices deberíais conocer. Una vez encriptados, los documentos fuera del alcance de personas no autorizadas, virus o hackers. Aunque no hay método de seguridad infalible, esta capa extra nos dará un nivel de protección muy elevado que nos ayudará también a cumplir con las obligaciones que nos imponen las leyes de protección de datos.

Es importante recordar la importancia de guardar las contraseñas en un lugar seguro. Si se pierde la contraseña, se perderá el acceso al documento. Otro consejo importante es el de cerrar el documento inmediatamente cuando no se esté usando porque si está abierto, es accesible a personas no autorizadas.

Cómo activar la encriptación en documentos Office

  • Abre el documento Office que deseas encriptar.
  • Haz clic en Archivo en la parte superior izquierda.
  • Selecciona la pestaña de Información
  • Haz clic en Proteger documento (o Libro en Excel o Presentación en PowerPoint) y selecciona Cifrar con contraseña.
  • En la ventana que aparecerá deberás introducir la contraseña que desees usar. Cuando la hayas metido te aparecerá una segunda ventana en la que te pedirán que vuelvas a introducir la contraseña para confirmarla. Haz clic en Aceptar.

Tu archivo está ahora encriptado.

Cómo desactivar la encriptación en documentos Office

Abre el documento y vete a Archivo, luego a la pestaña de Información y luego haz clic en Proteger documento y selecciona Cifrar con contraseña (los mismos pasos que hemos seguido para encriptar).

Cuando te aparezca la ventana, borra todos los caracteres de la contraseña actual, dale a Aceptar y luego repite el paso cuando te salga la segunda ventana.

Ya no se te volverá a pedir la contraseña para abrir el archivo.

Cómo abrir un documento Office encriptado

Abre el documento como lo harías con cualquier otro (doble clic en el icono o desde dentro de la aplicación).

Te aparecerá una ventana que te va a pedir una contraseña. Introduce la contraseña y dale a Aceptar. Ya puedes consultar y editar el documento.

La encriptación de documentos Office es una manera muy sencilla y efectiva de añadir un extra de seguridad a nuestros documentos. Introdúcela en tu protocolo de seguridad.