Las noticias de contenedores de basura llenos de documentos confidenciales son, por desgracia, frecuentes. Esta misma semana se ha conocido el caso de un abogado que arrojó a la basura documentación de su despacho con datos personales de clientes. Pero antes ha habido casos muy sonados como el de una conocida cadena de supermercados o de importantes centros hospitalarios que fueron noticia por haber dejado datos sensibles a la vista en contenedores de basura.
Por eso es importante saber cómo debemos actuar cuando queremos destruir documentos confidenciales de una manera legal y efectiva.
¿Qué documentos tengo en formato papel?
Para empezar, es indispensable conocer con precisión todos los soportes en los que almacenamos datos personales dentro de una organización. En la actualidad, una gran parte de esos datos se tratan y almacenan en soportes digitales, pero todavía quedan muchos casos en los que esos datos están en formato papel. Este es el caso de empresas o clínicas con muchos años de actividad y que cuentan con un importante archivo de datos de pacientes que se remonta a muchos años atrás. Además, hay que considerar que la impresión de documentos para su consulta sigue siendo una práctica muy habitual.
Si estos documentos se dejan en cualquier despacho o almacén sin un registro y sin medidas de seguridad adecuadas, el riesgo de una brecha de seguridad que acabe costando muy cara a la empresa es muy grande.
Cuando estos documentos en formato papel ya no son necesarios, porque han sido digitalizados o porque ya no se requiere su almacenamiento, la empresa debe tener un sistema definido para su destrucción.
Por fortuna, existen distintas opciones para deshacernos de manera segura de este tipo de documentos.
Crear un protocolo de destrucción de documentos
Toda empresa o profesional debería tener un protocolo definido para gestionar la destrucción de documentos que contengan datos personales. Además, es necesario asegurarse de que los empleados están al tanto de este protocolo. Se puede, por ejemplo, crear un póster explicativo que quede a la vista en los lugares en los que se almacenen documentos o donde se encuentren las impresoras y máquinas de reprografía.
Contar con la colaboración de los empleados es fundamental para conseguir que el protocolo de destrucción de documentos se cumpla.
El protocolo debe contemplar que los empleados se deshagan de los documentos depositando los documentos en contenedores especiales a los que no se pueda acceder una vez depositados los documentos. Los documentos depositados en estos contenedores sellados deberán ser recogidos y destruidos periódicamente.
El triturado de documentos con datos personales
El Reglamento General de Protección de Datos no proporciona una guía específica sobre el tamaño de los trozos de papel resultantes del triturado de documentos que contengan datos personales. Sin embargo, si se trabaja con una empresa especializada en la destrucción de documentos, ésta contará con la maquinaria adecuada para llevar a cabo la operación de manera correcta.
La contratación de una empresa especializada es aconsejable por la fiabilidad y por la conveniencia que supone no tener a los empleados desperdiciando su tiempo con las trituradoras.
Escoger el servicio adecuado de destrucción de documentos con datos personales
La persona responsable de escoger un servicio de destrucción de documentos debe tomarse su tiempo para seleccionar la empresa más adecuada. Es muy importante conocer con detalle el proceso de destrucción que llevan a cabo para poder evaluarlo de manera eficaz. La honestidad y la transparencia del prestador de este tipo de servicios es fundamental.
Tenemos que asegurarnos de que el servicio de destrucción de documentos cumple con los estándares más altos del sector.
En un mundo digitalizado, la custodia y destrucción de datos en formato papel puede pasar desapercibido como un aspecto crítico de la política de protección de datos de una empresa. Esto hace que en ocasiones se puedan cometer errores que acaben provocando graves daños en forma de pérdida de reputación y sanciones. Por eso vale la pena tomarse el tiempo de evaluar nuestros procesos y actualizarlos periódicamente.
